各处室（部、办、中心）、二级学院：
根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订实施）、《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局27号令）和《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》等文件要求，为切实做好我院2023年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.各部门在2023年度工作活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、声像、实物等各种不同形式的载体材料；各部门归档范围具体参照《湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围》（详见学院党政办公室网站“资料下载”栏目“湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围”）。
2.各部门2023年度以前产生、“应归未归”的文件材料。
二、归档要求
1.纸质档案材料应参照《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》（湘环院字〔2011〕32号）的要求，做到内容完整，字迹、印章和签字应清楚、准确。
2.声像档案（含照片、光盘、录音等）必须是原版、原件。归档的照片档案，应挑选出典型代表性的归档，并附有简要的文字说明（包括时间、地点、人物、事由等要素），并按时间顺序排列编制目录。
3.实物档案（奖牌、荣誉证书、奖杯等）要求原件，无损坏，拍照并编制目录（含序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、存放地点、备注等）。
4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
5.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。
6.各部门兼职档案员认真填写档案资料移交清单（详见学院党政办公室网站“资料下载”中下载），纸质文件和相应的电子文件一并归档，电子文件发送至745022117@qq.com。
7.档案移交前，请部门主管档案工作的领导仔细检查档案质量、完整和齐全性，确认合乎要求后在档案资料移交清单上签字并盖上本部门公章，并在规定的时间内移交。
为保障学院档案资源的完整、系统，请各部门务必高度重视档案归档工作，各部门主管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门档案的收集、整理与移交工作，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
请各部门确定一名主管档案工作的领导和一名兼职档案员，并于2024年3月31日前报送至党政办公室档案科严素姿处。
三、归档时间
请各部门于2024年4月30日前完成归档文件材料的归档移交工作。
四、联系方式
联系人：严素姿，联系电话：13692197396。
湖南环境生物职业技术学院
2024年3月11日