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作者:本站|时间:2023-02-28|访问量:2127

关于做好2022年度文件材料立卷归档工作的通知


各处室(部、办、所)、二级学院:

根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订实施)、《高等学校档案管理办法》(教育部和国家档案局27号令)和《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》等文件要求,为切实做好我院2022年度文件材料归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1.各部门在2022年度工作活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、声像、实物等各种不同形式的载体材料;各部门归档范围具体参照《湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围》(详见学院党政办公室网站“资料下载”栏目“湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围”)。

2.各部门2022年度以前产生、“应归未归”的文件材料。

3.疫情防控专题文件材料。

二、归档要求

1.纸质档案材料应参照《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》(湘环院字〔201132号)的要求,做到内容完整,字迹、印章和签字应清楚、准确。

2.声像档案(含照片、光盘、录音等)必须是原版、原件。归档的照片档案,应挑选出典型代表性的归档,并附有简要的文字说明(包括时间、地点、人物、事由等要素),并按时间顺序排列编制目录。

3.实物档案(奖牌、荣誉证书、奖杯等)要求原件,无损坏,拍照并编制目录(含序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、存放地点、备注等)。

4.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

5.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。

6.各部门兼职档案员认真填写档案资料移交清单(详见学院党政办公室网站“资料下载”中下载),纸质文件和相应的电子文件一并归档,电子文件发送至252022524@qq.com

7.档案移交前,请部门主管档案工作的领导仔细检查档案质量、完整和齐全性,确认合乎要求后在档案资料移交清单上签字并盖上本部门公章,并在规定的时间内移交。

为保障学院档案资源的完整、系统,请各部门务必高度重视档案归档工作,各部门主管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本部门档案的收集、整理与移交工作,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

请各部门确定一名主管档案工作的领导和一名兼职档案员,并于2023331日前报送至党政办公室档案科郭玲处。

三、归档时间

请各部门于202369日前完成归档文件材料的归档移交工作。

四、联系方式

联系人:郭玲,联系电话:13617347675(短码:67675)。

 

 

                湖南环境生物职业技术学院

            2023228


湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围.rar