各处室（部、办、所）、二级学院：
为做好学院档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》文件精神，按照《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》的要求，现将2021年度文件材料立卷归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
主要为本部门在2021年度工作活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、声像、实物等各种不同形式的载体材料。如有其他年度形成的有价值的文件材料也一并归档。各立卷部门参照《湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围》（详见学院党政办公室网站“资料下载”中下载）做好归档工作。
二、归档要求
1.纸质档案材料应严格按照《湖南环境生物职业技术学院各部门立卷归档范围》的要求，做到内容完整，字迹、印章和签字应清楚、准确。
2.对常用文件进行复印留存本部门使用，将原件归档。
3.声像档案（含照片、光盘、录音等）要求影像和声音清晰；其中照片档案（包括纸质照片和数码照片）要求注明照片拍摄的时间、主要人物、地点、事由等要素，并按时间顺序排列编制目录。
4.实物档案（奖牌、荣誉证书、奖杯等）要求原件，拍照并编制目录（含序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、存放地点、备注等）。
5.各部门兼职档案员认真填写档案资料移交清单（详见学院党政办公室网站“资料下载”中下载），纸质文件和相应的电子文件一并归档，电子文件发送至252022524@qq.com。
6.档案移交前，请部门主管档案工作的领导仔细检查档案质量、完整和齐全性，确认合乎要求后在档案资料移交清单上签字并盖上本部门公章，并在规定的时间内移交。
请各部门高度重视档案归档工作，并确定一名主管档案工作的领导和一名兼职档案员具体负责做好本部门文件材料的立卷归档工作，并于2022年4月30日前把部门主管档案工作领导和兼职档案员名单报送至党政办公室档案科郭玲处。
三、归档时间
2021年5月31日前完成
四、联系方式
联系人：郭玲 联系电话：13617347675（短码：67675）
湖南环境生物职业技术学院
2022年3月24日