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作者:本站|时间:2021-04-23|访问量:104

关于印发《湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定》的通知

关于印发《湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定》的通知

 

各处室(部、办、所)、二级学院:

为确保我院视频会议正常有序,特制订《湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定》,现印发给你们,请遵照执行。

 

 

                        湖南环境生物职业技术学院

                                                                                                                                                    2021416

 

 

 

湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定

 

为了认真贯彻落实上级视频会议精神,规范学院内部视频会议系统的管理,保证视频会议系统的正常运行,充分发挥视频会议系统的作用,提高会议效率,严肃会议纪律,特制定本规定。

第一条  本规定适用于校内所有视频(转播)会议。

第二条  责任部门及职责

1.主要责任部门:党政办公室

2.相关责任部门:各职能部门、二级学院。

3.职责:视频会议的通知、组织根据会议要求内容由相关部门负责。视频会议系统的管理使用、会场的会标、条幅、场景的布置工作由党政办公室负责;纪委办公室、监察室负责会务纪律管理及考勤;信息化管理办公室负责视频会议系统及网络的技术维护;宣传统战部负责宣传报道。各相关部门根据各自实际情况划分责任部门及职责。

第三条  会议准备

1.组织部门

发起部门接到上级召开视频会议的通知后,按参会范围要求,及时通知相关人员参会,告知参会人参加会议的时间、地点、会议主要内容,需准备的会议材料等。

2.会前1小时,各责任部门必须完成各自相关的准备工作。

3.参会人员应提前到达参会地点,在《会议签到表》上签到,不得在会议中途或会议结束后补签。纪委办公室、监察室据此会后进行考勤。

4.参会人员原则上按下列顺序就坐:党委班子成员;各部门负责人及相关人员;其他参会人员。前排未坐满时,在后排的人员须主动补位,确保前排满员。坐座位只能坐在会场中间,会场两边不坐人。

5.会前半小时,系统管理员应到达工作岗位开始值机,并完成会议室设备调试工作。

6.如召开紧急会议,系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调,保证系统尽快进入正常运行状态,并立即开始值机。

7.视频会议应做好会议记录,会议记录由发起组织单位负责。

8.视频会议因故推迟或取消,会议发起部门应及时告知参会人员。

第四条  会议纪律

1.为保持会场纪律,确保会议效果,参会人员须自觉将移动电话置于静音或振动状态。

2.参会人员不得无故缺席,确因工作原因不能参加会议的,须向会议组织的部门领导提前请假。

3.参会时应提前15分钟进入会场就座。

4.会议中途,参会人员不得离开会议室,不准在会场吸烟、交头接耳、打瞌睡;需外出办理紧急事务的,须向组织会议的相关领导请假。

5.系统管理员应坚守岗位,确保电话联络畅通,随叫随应。

6.系统管理员应随时关注摄像头位置,防止偏转、移动,甚至出现不应有的画面;不得随意播放与会议无关的音视频信息;会场不发言时,应将话筒调至静音状态。

7.会议期间,如会场系统出现故障,系统管理员应尽快予以排除,并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。

8.会议结束,参会人员须听从组织部门人员安排,有序离开会场。

9.会议结束当天,系统管理员应及时填写《全省教育网络视频会议分会场效果反馈表》并报省教育厅,省教育厅将对视频会议情况进行随机抽查。