关于印发《湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定》的通知
各处室（部、办、所）、二级学院：
为确保我院视频会议正常有序，特制订《湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定》，现印发给你们，请遵照执行。
湖南环境生物职业技术学院
2021年4月16日
湖南环境生物职业技术学院视频会议管理规定
为了认真贯彻落实上级视频会议精神，规范学院内部视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，充分发挥视频会议系统的作用，提高会议效率，严肃会议纪律，特制定本规定。
第一条 本规定适用于校内所有视频（转播）会议。
第二条 责任部门及职责
1.主要责任部门：党政办公室
2.相关责任部门：各职能部门、二级学院。
3.职责：视频会议的通知、组织根据会议要求内容由相关部门负责。视频会议系统的管理使用、会场的会标、条幅、场景的布置工作由党政办公室负责；纪委办公室、监察室负责会务纪律管理及考勤；信息化管理办公室负责视频会议系统及网络的技术维护；宣传统战部负责宣传报道。各相关部门根据各自实际情况划分责任部门及职责。
第三条 会议准备
1.组织部门
发起部门接到上级召开视频会议的通知后，按参会范围要求，及时通知相关人员参会，告知参会人参加会议的时间、地点、会议主要内容，需准备的会议材料等。
2.会前1小时，各责任部门必须完成各自相关的准备工作。
3.参会人员应提前到达参会地点，在《会议签到表》上签到，不得在会议中途或会议结束后补签。纪委办公室、监察室据此会后进行考勤。
4.参会人员原则上按下列顺序就坐：党委班子成员；各部门负责人及相关人员；其他参会人员。前排未坐满时，在后排的人员须主动补位，确保前排满员。坐座位只能坐在会场中间，会场两边不坐人。
5.会前半小时，系统管理员应到达工作岗位开始值机，并完成会议室设备调试工作。
6.如召开紧急会议，系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并立即开始值机。
7.视频会议应做好会议记录，会议记录由发起组织单位负责。
8.视频会议因故推迟或取消，会议发起部门应及时告知参会人员。
第四条 会议纪律
1.为保持会场纪律，确保会议效果，参会人员须自觉将移动电话置于静音或振动状态。
2.参会人员不得无故缺席，确因工作原因不能参加会议的，须向会议组织的部门领导提前请假。
3.参会时应提前15分钟进入会场就座。
4.会议中途，参会人员不得离开会议室，不准在会场吸烟、交头接耳、打瞌睡；需外出办理紧急事务的，须向组织会议的相关领导请假。
5.系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。
6.系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；不得随意播放与会议无关的音视频信息；会场不发言时，应将话筒调至静音状态。
7.会议期间，如会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。
8.会议结束，参会人员须听从组织部门人员安排，有序离开会场。
9.会议结束当天，系统管理员应及时填写《全省教育网络视频会议分会场效果反馈表》并报省教育厅，省教育厅将对视频会议情况进行随机抽查。