各二级学院：
毕业生班级合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料。为加强声像档案的管理，保存好历史资料，现将2019届毕业生班级集体照收集、整理、移交工作相关事项通知如下：
一、收集范围
1.2019届毕业生以班级为单位的毕业生合影照片；
2.往年未归档的毕业生合影照片。
二、归档要求
1.纸质照片和电子照片各归档一份，纸质照片反面附文字说明（附件1），纸质合影照片的冲洗尺寸以10寸为宜（约25.4cm*17.8cm）。
2.电子照片为jpg格式，与纸质照片正反面完全一致，文件名以“湖南 环境生物职业技术学院**学院**届（**级）**专业**班毕业合影”的方式命名。
3.以学院为单位填写《毕业生班级合影照片移交清单》（附件2），用A4纸打印一式两份，移交时经接收人验收签字后，双方各留存一份。
三、移交要求
1.按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片、《毕业生班级合影照片移交清单》（加盖公章）到综合档案室办理移交手续。
2.移交时间：9月10日之前和《毕业生成绩表》一并移交综合档案室。
各二级学院确定一名负责人，并于6月7日前将负责人名字及联系电话报与综合档案室。
联 系 人：郭玲
联系电话：短码67675
电子邮箱：252022524@qq.com
湖南环境生物职业技术学院
2019年5月20日