各处室（部、办、所）、二级学院：
为确保我院档案材料的完整齐全与档案工作的顺利开展，根据《湖南环境生物职业技术学院档案管理办法》（湘环院字〔2011〕32号）要求，为切实做好2017年度档案收集、归档工作，现将有关事项通知如下：
一、收集范围
主要为2017年度各部门在各项工作中形成的有价值的文件、声像、实物等材料。如有其他年度形成的有价值的文件材料一并归档。各部门需归档的具体范围（见附件一），将发送到部门主管档案工作的领导和兼职档案员邮箱，请相关人员查阅并按要求整理。
并重点补充收集以下内容：
1.毕业生成绩单；
2.毕业生合影照片；
3.对外联系工作中形成的合同、协议；
4.各种会议文件材料、教师外出开会或参加学习考察等活动中获取的档案材料等；
5.各部门举行的大型活动资料（包括纸质、电子、声像材料等）；
6.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料等。
二、归档要求
1.纸质档案材料的字迹、印章、签字应清楚、准确，书写材料合格（不能有圆珠笔、铅笔笔迹）。
2.对常用文件进行复印留存部门使用，将原件归档。
3.实物档案（奖杯、奖状、锦旗、字画、校友赠送的物品等）要求移交时完好无损。
4.声像档案（照片、光盘和录音笔）要求影像和声音清晰；其中照片档案（包括纸质相片和数码相片）要求填写照片拍摄的时间、拍摄者姓名及文字说明，文字说明应简明概括、准确反映照片的主要人物、时间、地点、事由等要素。
5.请各部门兼职档案员认真填写学院档案资料移交清单（见附件二），纸质文件和相应的电子文件一并归档。电子文件发送至252022524@qq.com。档案移交前，请主管档案工作的领导仔细检查档案质量、完整性、齐全性，确认合乎要求后在《档案资料移交清单》上签字并盖上本部门公章。
请各部门高度重视档案资料收集、归档工作，工作完成情况将列入部门年度考核。
三、移交时间
2018年5月11日前
四、联系方式
联系人：郭玲 联系电话：13617347675（短码：67675）
湖南环境生物职业技术学院
2018年3月26日